Privacyverklaring

Inleiding

Bij ADERO Travel B.V. nemen wij de bescherming van persoonsgegevens serieus. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten u heeft. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Artikel 1 – Verwerkingsverantwoordelijke

ADERO Travel B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten op het gebied van reisontwerp, boeking en bemiddeling.

Website: www.aderotravel.nl

E-mailadres voor privacyverzoeken: info@aderotravel.nl

De actuele gegevens betreffende de statutaire vestigingsplaats en het KvK-nummer zijn gepubliceerd op de website en in de wettelijk verplichte bedrijfsinformatie. Indien ADERO Travel voor een bepaalde verwerkingsactiviteit uitsluitend namens een andere partij optreedt, worden de respectieve rollen afzonderlijk vastgesteld.

Artikel 2 – Toepassingsgebied van deze verklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van de website; personen die informatie of reisvoorstellen opvragen; klanten en medereizigers; contactpersonen bij leveranciers en zakenpartners; en personen die contact met ons opnemen via e-mail, telefoon, formulieren of andere kanalen. De verklaring beschrijft verwerkingen die door ADERO Travel zelf worden uitgevoerd. Luchtvaartmaatschappijen, hotels en andere zelfstandige dienstverleners kunnen eigen privacyverklaringen hebben die hun verwerkingen regelen.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de verleende diensten kunnen wij verwerken: naam, aanspreekvorm, geboortedatum, nationaliteit, contactgegevens, woonland en factuurgegevens; namen en gegevens van medereizigers; bestemmingen, data, voorkeuren, budget, reishistorie voor zover door u verstrekt, en keuzes voor accommodatie en vervoer; boekingsreferenties, ticketgegevens en betaalstatus; paspoort-, visum- of aan de toegang tot een land gerelateerde gegevens uitsluitend waar noodzakelijk; correspondentie, klachten en verzoeken; zakelijke contactgegevens; en, voor zover van toepassing, technische websitegegevens zoals IP-adres, browserinformatie en cookievoorkeuren. Wij vragen niet meer informatie dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Artikel 4 – Bijzondere categorieën en gevoelige persoonsgegevens

Voor bepaalde reizen kan informatie over toegankelijkheid, dieetwensen, gezondheid of speciale assistentie noodzakelijk zijn. Gegevens over gezondheid of andere bijzondere categorieën van gegevens verwerken wij uitsluitend waar er een geldige rechtsgrondslag is en een toepasselijke uitzondering op het wettelijke verwerkingsverbod, zoals, waar passend, uitdrukkelijke toestemming. Wij verzoeken reizigers geen medische dossiers of andere gevoelige informatie te sturen, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf is overeengekomen. Kopieën van paspoorten en identiteitsbewijzen worden niet standaard opgevraagd of bewaard; waar een leverancier of de wet dit vereist, beperken wij de informatie tot wat noodzakelijk is.

Artikel 5 – Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor: (a) het beantwoorden van vragen en het ontwerpen van reisvoorstellen – uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst; (b) het reserveren, beheren en verlenen van reisdiensten – uitvoering van een overeenkomst; (c) facturering, administratie en naleving van fiscale bewaarplichten – wettelijke verplichting; (d) klantcontact, verbetering van de dienstverlening, fraudepreventie en de bescherming van onze juridische positie – gerechtvaardigd belang, na een belangenafweging; (e) nieuwsbrieven of niet-essentiële cookies – toestemming waar vereist; en (f) het voldoen aan rechtmatige verzoeken van bevoegde autoriteiten – wettelijke verplichting. Waar toestemming de rechtsgrondslag is, kan deze worden ingetrokken zonder dat de rechtmatigheid van de eerdere verwerking wordt aangetast.

Artikel 6 – Reisaanvragen en ontwerpfee

Wanneer u een reis op maat aanvraagt, verwerken wij de informatie die nodig is om uw voorkeuren te bepalen, een reisroute te ontwerpen, leveranciers te vergelijken, een reisvoorstel te presenteren en een eventuele ontwerpfee te administreren. Indien geen reis wordt geboekt, bewaren wij de informatie niet langer dan noodzakelijk om de opdracht af te ronden, mogelijke geschillen af te handelen en toepasselijke bewaarplichten na te komen. De betaling en verrekening van de ontwerpfee bij een bevestigde boeking worden verwerkt voor contractuele en administratieve doeleinden.

Artikel 7 – Boekingen en medereizigers

Voor boekingen verwerken wij de informatie die noodzakelijk is voor het regelen van tickets, accommodaties, transfers, autohuur en activiteiten. Wij verzoeken de hoofdboeker om medereizigers op de hoogte te stellen van deze privacyverklaring en uitsluitend de informatie te verstrekken die voor de boeking noodzakelijk is. Voor minderjarigen verwerken wij gegevens, waar vereist, via een ouder, voogd of andere gemachtigde vertegenwoordiger. Wij gebruiken gegevens van medereizigers niet voor zelfstandige marketingdoeleinden zonder een passende rechtsgrondslag.

Artikel 8 – Ontvangers van persoonsgegevens

Waar noodzakelijk delen wij informatie met luchtvaartmaatschappijen, hotels, vervoerders, autoverhuurbedrijven, rederijen van cruises, lokale reisorganisaties, aanbieders van activiteiten, reserverings- en ticketplatforms, betaaldienstverleners, hosting- en IT-dienstverleners, accountants en professionele adviseurs, waar van toepassing partijen op het gebied van verzekeringen of garantiestelsels voor reizen, en bevoegde autoriteiten waar dit wettelijk vereist is. Wij delen uitsluitend de informatie die noodzakelijk is voor de betreffende taak. Met verwerkers treffen wij de wettelijk vereiste afspraken. Leveranciers kunnen ook optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken.

Artikel 9 – Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Doordat ADERO Travel internationale reizen verzorgt, kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens door te geven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder partijen in het land van bestemming. Wij beoordelen de regels die op elke doorgifte van toepassing zijn. Waar geen passendheidsbesluit bestaat, gebruiken wij, voor zover wettelijk toepasselijk, passende waarborgen, zoals Standaardcontractbepalingen; in specifieke gevallen kan een wettelijke uitzonderingsgrond voor een doorgifte die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst van toepassing zijn. Het beschermingsniveau kan per land verschillen. Nadere informatie over relevante waarborgen kan worden opgevraagd via ons privacycontactpunt.

Artikel 10 – Betalingen en financiële gegevens

Voor betalingen, facturering en terugbetalingen verwerken wij de noodzakelijke facturatie- en transactiegegevens, zoals naam, factuuradres, betaalstatus, bedrag en, waar relevant, een gedeeltelijk afgeschermd bankrekeningnummer. Betalingen die via externe betaaldienstverleners worden verricht, vallen tevens onder de privacyverklaringen van die dienstverleners. ADERO Travel bewaart geen volledige betaalkaartgegevens, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk is voor een specifieke dienst en op rechtmatige en veilige wijze is geregeld.

Artikel 11 – Website, cookies en vergelijkbare technologieën

De website kan functionele cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken die noodzakelijk zijn voor de werking en de beveiliging daarvan. Voor analytics- of marketingcookies die niet onder een wettelijke vrijstelling vallen, vragen wij vooraf toestemming. Waar van toepassing kan toestemming via de cookie-instellingen worden gewijzigd of ingetrokken. De daadwerkelijk gebruikte cookies, hun aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen worden beschreven in een apart, actueel cookieoverzicht. Deze verklaring stelt niet dat bepaalde analytics- of advertentietools reeds zijn geïnstalleerd.

Artikel 12 – Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie

Wij versturen marketing-e-mails uitsluitend waar dit is toegestaan op grond van de toepasselijke regels, bijvoorbeeld op basis van toestemming of de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten. Elke marketing-e-mail bevat, waar vereist, een eenvoudige mogelijkheid om uit te schrijven. Uitschrijven heeft geen invloed op essentiële communicatie met betrekking tot boeking en dienstverlening.

Artikel 13 – Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde behoefte, zoals de afhandeling van een geschil, een langere bewaring vereist. Financiële administratie wordt bewaard gedurende de toepasselijke fiscale bewaartermijn, in het algemeen zeven jaar. Boekingsgegevens en correspondentie worden beoordeeld in het licht van noodzakelijkheid, contractuele verplichtingen en mogelijke juridische vorderingen. Marketinggegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer de rechtsgrondslag komt te vervallen en er geen andere geldige bewaarplicht van toepassing is. Specifieke technische bewaartermijnen worden toegelicht in het cookieoverzicht of in informatie over de betreffende dienst.

Artikel 14 – Beveiliging

ADERO Travel treft passende technische en organisatorische maatregelen om te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking en onbevoegde wijziging. Hiertoe kunnen behoren: toegangsbeperkingen, sterke authenticatie, beveiligde verbindingen, leveranciersbeheer en periodieke evaluaties van gegevensstromen. Geen enkele elektronische verwerking is volledig risicovrij. Incidenten worden beoordeeld en, waar wettelijk vereist, gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokken personen.

Artikel 15 – Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt bezwaar maken tegen direct marketing. Waar de verwerking op toestemming berust, kunt u deze intrekken. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren, zonder daarbij onnodige gegevens te verzamelen. In het algemeen reageren wij binnen één maand en informeren wij u indien de wettelijke termijn rechtmatig wordt verlengd. Rechten kunnen worden beperkt door wettelijke uitzonderingen.

Artikel 16 – Klachten en toezichthoudende autoriteit

Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen via info@aderotravel.nl. Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken, behandelen en onderzoeken wij uw klacht graag. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dit laat overige juridische mogelijkheden onverlet.

Artikel 17 – Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

ADERO Travel neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben voor reizigers, tenzij een dergelijke verwerking afzonderlijk wordt ingevoerd met de wettelijk vereiste informatie en waarborgen. Reisvoorkeuren kunnen worden gebruikt om een passend, gepersonaliseerd voorstel voor te bereiden; dit vormt niet noodzakelijkerwijs geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Artikel 18 – Links en externe websites

De website en reisdocumenten kunnen links bevatten naar websites of systemen die door andere partijen worden beheerd. ADERO Travel is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van zelfstandige derden. Wij adviseren hun privacyverklaringen te raadplegen voordat u persoonsgegevens aan hen verstrekt.

Artikel 19 – Wijzigingen in deze privacyverklaring

ADERO Travel kan deze privacyverklaring actualiseren wanneer haar diensten, wettelijke vereisten of verwerkingsactiviteiten wijzigen. De actuele verklaring wordt beschikbaar gesteld op de website. Bij ingrijpende wijzigingen verstrekken wij, waar wettelijk vereist of redelijkerwijs gepast, aanvullende informatie aan betrokkenen. In dit document is geen versienummer of publicatiedatum opgenomen.

Artikel 20 – Contact

Voor privacyvragen, verzoeken tot inzage, bezwaren, correcties of verzoeken tot verwijdering:

ADERO Travel B.V.

E-mail: info@aderotravel.nl

Website: www.aderotravel.nl

Actuele vestigings- en registratiegegevens zijn verkrijgbaar via de officiële bedrijfsinformatie.